โดยปกติขนาด Mailbox ของ Microsoft 365 Exchange plan จะมีขนาดขั้นต่ำที่ 50GB. ซึ่งถือว่าเป็นขนาดที่เยอะมากอยู่แล้ว แต่ในบางกรณีผู้ใช้งานจำเป็นต้องใช้เพิ่มเติม ผู้ดูแลระบบจำเป็นจะต้องเข้าไปเปิดด้วยตนเอง เนื่องจาก Feature archive จะไม่ได้ถูกเปิดใช้งานแต่เริ่ม
พื้นที่ในการเก็บ Email บน Archive นั้นขึ้นอยู่กับ Microsoft 365 plan ที่ลูกค้าใช้งาน โดยอาจจะแบ่งเป็น 50GB. 100GB. ฯลฯ
1. เข้าสู่หน้าจัดการผู้ดูแลระบบ Office365 Admin
2. เข้าสู่เมนู Exchange Admin Center
3. ไปที่เมนู recipients > mailboxes เลือก user ที่ต้องการเปิดใช้งาน Archive
จากนั้นเลื่อนเมนูด้านขวา จะเจอหัวข้อ In-Place Archive เลือกเปิดใช้ Enable
4. เมื่อเปิดใช้งานแล้ว สถานะหลัง User จะมีคำว่า Archive เพิ่มขึ้นมา
5. เมื่อเข้าไปดูในหน้าใช้งาน Email จะขึ้นเมนู In-Place Archive ขึ้นมาให้ใช้งาน
ผู้ใช้งานสามารถใช้งานโดยการตั้งเงื่อนไขต่างๆ เช่นหากต้องการให้ Email ใน Inbox ที่มีอายุมากกว่า 1 ปี ไปเก็บไว้ใน Archive ก็สามารถทำได้เช่นกัน หรือคัดเลือกเฉพาะที่ต้องการก็ได้เช่นกัน
