การทำ Desktop notification โดยใช้ service Slack webhook

เนื่องจาก Zendesk ยังไม่ร้องรับการทำ desktop notification จะมีแต่ notification ที่หน้า tab ที่เรากำลังใช้งาน zendesk อยู่ ปัญหาคือเจ้าหน้าที่ไม่ได้ focus อยู่ที่หน้า zendesk support อย่างเดียวทำให้การตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบ support ไม่สามารถทำงานแบบทันทีได้ จำเป็นต้องหาวิธีในการแจ้งเตือนเหตุการณ์ต่างๆในระบบ support โดยการใช้ Slack เข้ามาช่วย

Slack คืออะไร

ระบบ Workflow Management ที่ช่วยให้เราทำงานเป็นทีมได้สดวก ด้วยคุณสมบัติ ทั้ง Workspace ที่สามารถสลับไปทำงานกับแต่ละ Project ระบบ chat ที่สามารภกำหนด channel แล้วดึงคนมาคุยกันแยกเป็นเรื่องๆได้ รองรับการแนบไฟล์ แชร์ไฟล์ระหว่างทีมได้ และเราสามารถตั้งค่ารับ notification เกี่ยวกับเรื่องราวทั้งหมด หรือที่เราสนใจเท่านั้นก็ได้

ด้วย zendesk ยังไม่รองรับเรื่อง desktop notification ซึ่ง zendesk เองก็แนะนนำให้ใช้ slack เข้ามาช่วยในการทำ notification ดังนั้นเราขอแนะนำวิธีการตั้งค่าเพื่อใช้งาน slack ในการแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่

สร้าง Slack Account

เจ้าหน้าที่ทุกคนจะต้องสร้าง account slack ของตัวเองขึ้นมาก่อนโดยใช้ email เป็นตัวยืนยัน

1. สร้าง Workspace ใหม่สำหรับผู้ที่ยังไม่เคยมี account slack โดยไปที่ https://slack.com/ คลิกที่ Create Workspace
2. ระบุ email address ที่ต้องการใช้สมัคร (แนะนำให้ใช้ email ขององค์กรในการสมัคร)
3. ระบบ slack จะส่งรหัสตัวเลขยืนยันไปให้ทาง email ที่ใช้สมัครเป็รรหัสตัวเลข 6 หลัก
4. ตรวจสอบ email และนำรหัส 6 หลักมายืนยัน
5. ระบบ slack จะถามข้อมูลชื่อเต็ม และชื่อที่ต้องการให้แสดง ให้ระบุชื่อนามสกุลไปทั้งสองช่อง
6. ระบบ slack จะถามข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจที่คุณทำงานอยู่ ถ้าเลือกว่าตัวเองเป็นผู้จัดการองค์กร slack จะให้เราสร้าง workspace ขององค์กรนั้น (จะเป็นชื่อ subdomain)
7. สุดท้าย slack จะให้เราตั้งรหัสผ่านสำหรับเข้าใช้งาน

เข้าร่วม slack workspace ขององค์กร

ส่วนของเจ้าหน้าที่ที่ดูแล workspace 

1. คลิกที่ Invite People
2. ระบุอีเมล์ของผู้ใช้งานที่ต้องการให้เข้าร่วม Workspace

ส่วนของผู้ใช้งาน

1. จะมี email invite ส่งมาหา
2. คลิกที่ Join Noew เพื่อเข้าร่วม Workspace
3. ระบบ slack จะถามข้อมูลชื่อ นามสกุล และชื่อที่ต้องการให้แสดง เหมือนตอนสมัครใหม่ ให้ระบุข้อมูลเดียวกับที่เคยใช้สมัคร และรหัสผ่านที่เคยใช้สมัครให้ถูกต้อง
4. จากนั้นระบบ slack จะถามว่าคุณอยากเชิญใครเข้าร่วมด้วยใหม ให้ skip ไป
5. คุณก็จะเข้าสู่ระบบ slack คลิกที่ Explor Slack เพื่อเริ่มต้นใช้งาน
6. พิม์คำอะไรก็ได้ทักทายไปที่ช่อง message

ตั้งค่า Notification บน Slack

เมื่อเข้าร่วม Worksapce ใดคุณจะได้รับการแจ้งเตือนผ่าน desktop notification ทั้งหมดโดย default ถ้าต้องการให้ slack แจ้งเตือนเฉพาะที่ต้องการให้เข้าไปกำหนดการรับ notification 

เนื่องจากเราใช้งาน desktop notification ของ slack ร่วมกับ zendesk จึงมีวิธีการตั้งค่าที่เฉพาะตัวด้งนี้

1. สร้าง channel ของตัวเองขึ้นมา
   
2. จะมี channel ที่ตัวเองพึ่งสร้างที่ฝั่งซ้ายมือ 
   
   ที่มุมขวาบนเลือก channel setting (รูปเฟือง) 
   เลือก Notification Preferencces เป็น All new messages
3. ปิดรับ notification channel อื่นที่เราไม่ต้องการ โดยคลิกที่ channel ที่เราเห็น -> ที่มุมขวาบนเลือก channel setting (รูปเฟือง) -> Mute (#channel name)

เปิด slack channel ให้รับข้อความจากระบบภายนอกได้

เพื่อให้ระบบ zendesk ส่งข้อความเข้ามาที่ channel ที่เราสร้างไว้เราต้องเปิดให้ channel สามารถรับข้อความจากภายนอกได้โดยใช้ App integration "Incoming WebHooks"

1. ที่มุมล่างซ้ายจะมี Link Apps เลือก browse app
2. จะเจอ Incoming WebHooks เลือกคลิกที่ชื่อ ระบบ slack จะเชื่อม app เข้ากับ channel ให้เราเลย
3. เมือคลิก setting ระบบ slack จะเปิดหน้าใหม่พร้อมทั้ง generate url ให้เรานำไปใช้งานได้เลย
4. คลิก save setting เพื่อยืนยัน
5. จากนั้นนำ url ไปแจ้งให้เจ้าหน้าที่ผู้ดูแลระบบขององค์กรทราบ