โดยปกติ ผู้ใช้งานมักจะมีพื้นที่ Email บน Google Mail เต็ม ซึ่งจำเป็นต้องลบ Email ออกจากระบบ แต่ยังมีความต้องการ เผื่อใช้ Email ที่จะลบในอนาคต
ในคู่มือนี้ จะสอนถึงวิธีการ Backup email ก่อนที่จะลบเพื่อคืนพื้นที่ให้กับ Email ของทุกท่าน สามารถดูขั้นตอนได้เลย
1. ให้ผู้ใช้งานเข้าไปที่ Personal info & privacy และทำการ Login
2. จากนั้นเลื่อนลงมาด้านล่างของไซต์ ไปที่หัวข้อ Control your content และเลือกที่ CREATE ARCHIVE
3. จากนั้นเลือกที่ SELECT NONE และเลื่อนลงมาด้านล่างไปที่ MAIL เลือกเปิด และกด NEXT ด้านล่าง
4. เลือกรายละเอียดที่ต้องการ
File type คือ นามสกุลที่ต้องการได้รับ จะมีให้เลือกทั้ง .zip และ .tgz
Archive size (max) คือขนาดต่อไฟล์ที่ต้องการ หากมีปริมาณข้อมูล Email มากกว่าที่เลือก ระบบจะทำการแยกไฟล์ให้
Delivery method คือช่องทางที่จะรับไฟล์ Backup นี้สามารถเลือกให้ส่ง Link มาทาง Email หรือไปยัง Google Drive หรือแม้กระทั่ง Onedrive ก็ได้เช่นกัน
5. หลังจากนั้น ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนการ Archive ข้อมูล จะต้องรอข้อมูลระยะเวลาหนึ่ง ตามปริมาณข้อมูลที่มีอยู่
6. เมื่อดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว หากเลือกตามตัวอย่าง คือส่ง Link มาทาง Email จะได้รับ Email ในลักษณะตามรูปด้านล่างนี้ ให้เลือก Download archive ได้เลย
ถือว่าเสร็จสิ้นขั้นตอนการ Backup Email แล้วซึ่งไฟล์ที่ได้รับนั้นจะออกมาในรูปแบบนามสกุล .mbox ซึ่งจะสามารถนำไป Restore ได้บน Email client application หลักๆ ก็ ThunderBird และ Application Mail บน OSX (mac หรือ imac)
วิธีการดูข้อมูล Email ที่ได้จากการ Backup นามสกุลไฟล์ .mbox สามารถดูได้ที่ Link
