แนะนำ Feature Cloud File Sharing เพื่อการ WFH อย่างมีประสิทธิภาพ

"แนะนำ Feature Cloud File Sharing เพื่อ Work From Home 
ได้อย่างมีประสิทธิภาพ"

จากสถานการณ์ปัจจุบัน เราจะเห็นว่าหลายองค์กรเริ่มทำงานที่บ้านกันบ้างแล้ว และอาจกำลังมองหา Tools หรือตัวช่วยในการแชร์ข้อมูลระหว่างองค์กร ในบริการที่คล้ายกันสำหรับ Cloud Storage หลายท่านอาจเลือกใช้  OneDrive, Dropbox หรือ Google Drive เป็นต้น

ข้อดีของ Cloud Provider เหล่านี้ก็คือมีพื้นให้ใช้ฟรี ซึ่งอาจเริ่มต้นที่่ 5GB ข้อเสียคือข้อมูลเราจะถูกฝากไว้บน Cloud ของผู้ให้บริการ ปัญหาตามมาคือการถึงได้ช้า ไม่ว่าจะเป็นการ Access, Upload, Download รวมถึงปัญหาเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล

Cloud File Sharing จึงเข้ามาเพื่อช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ เนื่องจากเป็น Software Free และรองรับ Enterprise Feature ทั้งหมดตั้งแต่ติดตั้งครั้งแรก

Cloud File Sharing  ถูกพัฒนาภายใต้พื้นฐานซอร์ฟแวร์ของ Nextcloud ในวันนี้เรามาพูดถึง Feature เด่นๆ ที่มีบน Nextcloud ว่าจะสามารถตอบโจทย์การทำ Work From Home อย่างมีประสิทธิภาพยังไงได้บ้าง

Outline:

• Cloud File Sharing คืออะไร 
• File Sharing Management
• Document Online with Collaboration Feature
• Project Planning Feature
• Appointments and Calendars Online Feature
• Video Conference and Screen Sharing Feature

 Cloud File Sharing คือ

Cloud File Sharing คือรูปแบบบริการเดียว Private Cloud Storage, Cloud Storage สำหรับบริการไฟล์ พร้อมความสามารถพิเศษสำหรับบริหารจัดการงานภายในองค์กร โดยใช้พื้นฐาน Software ของ NextCloud แตกต่างจาก Cloud Provider อื่นที่ให้บริการในลักษณะของ On-Cloud แต่จะติดตั้งแบบ Self-host หรือ On-premises บน Server ของลูกค้าเอง มีความสามารถหลักๆ ดังนี้

• การซิงค์ไฟล์ แชร์ไฟล์กับ User ภายในหรือภายนอกองค์กรได้ 
• สามารถสร้างและจำกัดสิทธิ์ผู้ใช้ในการเข้าถึงไฟล์ 
• รองรับการสร้างและแก้ไขเอกสารออนไลน์พร้อมกันได้ 
• รองรับ Multimedia File หลากหลายประเภท 
• สามารถจัดระบบ Workflow สำหรับการทำงานได้ 
• ปฏิทินออนไลน์และการสร้างตารางนัดหมาย 
• รองรับ Video Conference 
• รองรับการเข้ารหัสไฟล์แบบ End-to-end Encryption 
• Antivirus สำหรับไฟล์และ Ransomware Protection 
• รองรับเชื่อมต่อทั้งบน Desktop และ Smartphone 

 File Sharing Management 

ฟังก์ชันหลักๆ File Sharing Management  คือ 

• File Sharing 
• การ Transfer ownership 
• Group Folder 
• File Access Control 
• File Versioning 
• File Retention 
• Virus Scanning and Ransomware Protection 

 File Sharing 

 ที่นี่เราจะสามารถแชร์ไฟล์หรือโฟล์เดอร์ให้กับ User, Group หรือ User ภายนอกผ่าน Public Link ได้เลยโดยที่เราสามารถจำกัดสิทธิ์ให้กับ User ที่เราต้องการแชร์ได้ เช่น ให้สามารถแก้ไขได้, ให้รีแชร์ได้, ตั้งค่า Expire Date หรือวันหมดอายุของไฟล์ได้ หรือใส่ Note ไปหาผู้รับได้ 

เราสามารถตั้งค่าการแชร์ได้ดังนี้ 

• อนุญาตให้หรือไม่ให้ User แชร์ไฟล์ 
• อนุญาตให้หรือไม่ให้ User แชร์ Public Link  
• อนุญาตให้หรือไม่ให้ใครก็ตามที่ไม่มี User สามารถ Upload File ได้ 
• บังคับให้ User ตั้ง Password ก่อนแชร์ Public Link 
• ตั้งค่า Expire Date สำหรับ Public Link 
• อนุญาตให้หรือไม่ให้ User สามารถ Re-share ได้ 
• อนุญาตให้หรือไม่ให้ User แชร์กับ Group ได้ 
• จำกัดให้ User สามารถแชร์กับ Group ที่ตนเองมีชื่ออยู่ได้เท่านั้น 
• กำหนด Default Share Permission 

 การ Transfer Ownership 

เราสามารถเปลี่ยนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของไฟล์หรือโฟลเดอร์ให้กับ User อื่นได้ 

 ตามรูปให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ Transfer เลือก New owner  แล้วคลิ๊กที่ Transfer ได้เลย 

 Group Folder 

ปัญหาของการเก็บไฟล์คือ ความไม่เป็นระเบียบเรียบร้อยของไฟล์ เนื่องจาก User แต่ละคนก็จะมีวิธีการจัดเก็บไฟล์แตกต่างกัน จึงทำให้การจัดระเบียบของไฟล์ข้อมูลทำได้ค่อนข้างยากครับ เพื่อจัดระเบียบข้อมูลและแก้ปัญหานี้ 

จึงต้องมีการสร้าง Group Folder ขึ้นมา แล้วบังคับให้เฉพาะ User, Group ที่กำหนด หรือ User ทั้งหมด ให้สร้างหรือ Upload file ไว้ที่ Folder นี้เท่านั้น 

ตัวอย่างการกำหนดสิทธิ์เช่น 

สมมติว่าเราสร้าง Folder ชื่อว่า Public Storage ต้องการให้ User ทั้งหมดสามารถเข้ามาสร้าง File, Upload File ไว้ที่นี่  และสมมติว่าเรามี Group ที่มี User ทั้งหมดอยู่แล้วชื่อว่า AllEmployee เราก็แค่กำหนดให้ AllEmployee ใช้ Public Storage ตามรูปข้างบน 

ที่นี่เรายังสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับ Group ได้เช่น 

หากเราไม่ต้องการให้ใครก็ตามที่อยู่ใน AllEmployee ลบข้อมูลใน Folder Public Storage เราก็แค่ติ๊ก Delete ออก และหากต้องการให้เฉพาะ Group ของ Manager เท่านั้นที่สามารถลบได้ เราก็ Add Group Manager เข้าไปใน Public Storage  แล้วก็เพิ่มสิทธิ์ให้กับ Group Manager โดยให้สิทธิ์ทั้งหมดรวมถึงการ Delete ด้วย นั่นหมายความว่าจะมีเฉพาะ User ที่อยู่ใน Group ของ Manager เท่านั้นที่จะสามารถลบไฟล์ใน Public Storage ได้ 

โฟล์เดอร์ที่เราสร้างขึ้นมาก็จะโชว์อยู่ที่หน้าแรกของ User ทุกคนที่เราแชร์ให้ตามรูป 

 File Access Control  

File Access Control ต้องติดตั้ง Apps เพิ่มเติมผ่าน App Store  ตัวนี้จะเป็นการสร้างและกำหนด Rule ให้กับไฟล์คล้ายๆ กับการสั่งให้ไฟล์นั้นทำตาม Rule ที่เรากำหนดไว้โดยอัตโนมัติ แยกออกเป็น 2 ส่วนคือส่วนของ Admin  บังคับให้ใช้ Rule ทั้งหมดและส่วนของ User ใช้เฉพาะ User

ส่วนของ Admin  

เราสามารถจัดการเมนูต่างๆ ได้ดังนี้ 

Block หรือ Denied Access ไม่ว่าจะเป็นการ 

• สร้าง หรือ Upload File 
• แก้ไขไฟล์ 
• ลบไฟล์ 
• Download File 
• Sync กับ Client เช่น Desktop หรือ Smartphone เป็นต้น 

Automatic Tag การกำหนดให้ไฟล์ที่สร้างใหม่, Upload ใหม่ ติด Tag ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ 

PDF Conversion การกำหนดให้ไฟล์ที่สร้างใหม่, Upload ใหม่ Convert เป็นไฟล์ PDF โดยอัตโนมัติ 

ตัวอย่าง 

Rule แรก เป็นการกำหนดให้กลุ่ม Support ไม่สามารถ Access ไฟล์ทั้งหมดได้ตั้งแต่เวลา 17.00 - 09.00 น. Rule ที่สอง เป็นการกำหนดให้กลุ่ม Internal Testers ไม่สามารถ access เข้ามาได้จาก ip 192.168.1.1/16 ได้เป็นต้นครับ 

ข้อควรระวัง

Blocking user groups

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Public Link ไม่ได้ถูกสร้างไว้ เนื่องจาก User สามารถ Logout และเรียกไฟล์ผ่าน Public Link ได้ เนื่องจาก User จะไม่ได้อยู่ใน Group หรือ User ที่ถูก Block 
• เพื่อแก้ปัญหาข้อที่ผ่านมา แนะนำให้เพิ่ม Rule เพื่อ Deny โดยใช้ rule not member of 

External Storage 

• เราไม่สามารถจำกัดการเข้าถึง External Storage จาก Nextcloud ได้ เนื่องจากผู้ใช้สามารถเข้าผ่าน External ได้โดยตรง 

• วิธีที่ดีที่สุดคือ Disable Allow users to mount external storage 

ต่อมาส่วนของ User 

ที่นี่ User จะสามารถทำ 

Data Analytics การวิเคราะห์ข้อมูล สามารถสร้างเป็นแผนภูมิรูปภาพหรือเป็นกราฟได้ 

Automatic Tag การกำหนดให้ไฟล์ที่สร้างใหม่, Upload ใหม่ ติด Tag ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ 

PDF Conversion การกำหนดให้ไฟล์ที่สร้างใหม่, Upload ใหม่ Convert เป็นไฟล์ PDF โดยอัตโนมัติ 

Write to conversation เพื่อส่งข้อมูลสำหรับสนทนาไปที่ App Talk โดยอัตโนมัติ 

File Version Control 

File Version Control คือการทำสำเนาข้อมูลเก็บไว้ทุกครั้งที่มีการแก้ไข เพื่อความสะดวกในการดูข้อมูลย้อนหลังและ Restore ข้อมูล 

มีเงื่อนไขการเก็บ version ดังนี้ครับคือ 

• File version จะเกิดขึ้นในช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขไฟล์มากกว่า 2 นาทีขึ้นไป 
• File version จะเก็บโดยอัตโนมัติโดยใช้ Pattern เหล่านี้ 
• ในวินาทีแรจะเก็บหนึ่งเวอร์ชัน 
• ใน 10 วินาทีแรกจะเก็บหนึ่งเวอร์ชันทุกๆ 2 วินาที 
• ใน 1 นาทีจะเก็บหนึ่งเวอร์ชันทุก ๆ 10 วินาที  
• ใน 1 ชั่วโมงจะเก็บหนึ่งเวอร์ชันทุกๆ นาที 
• ใน 24 ชั่วโมงจะเก็บหนึ่งเวอร์ชันทุกๆ ชั่วโมง 
• ใน 30 วันจะเก็บหนึ่งเวอร์ชันทุกๆ วัน 
• หลัง 30 วันจะเก็บหนึ่งเวอร์ชันทุกๆ สัปดาห์ 
• File version จะใช้ 50% ของพื้นที่ว่างที่เหลืออยู่ แต่ไม่ถูกนับรวมกับพื้นที่ของผู้ใช้ 
• หากเกิน 50% File Version จะถูกลบจนกว่าจะต่ำกว่า 50% 

วิธีการ Restore ก็แค่กดที่ลูกศรย้อนกลับ File Version ที่ต้องการ 

หากต้องการดูข้อมูลก่อน Restore ก็คลิ๊กที่ Version นั้นได้เลย ไฟล์จะถูก Download ลงมาที่เครื่อง เราสามารถใช้ Microsoft Office หรือ Document Editing Program อื่นๆ เปิดดูได้เลย 

 File Retention 

File Retention จะเป็นตัวกำหนดอายุของไฟล์ เช่นต้องการให้ลบไฟล์นั้นโดยอัตโนมัติภายในวันที่กำหนด ใช้ในกรณีที่ไฟล์นั้นสำคัญมากและไม่ต้องการให้เก็บไว้บน Server เผื่อกรณีที่เราลืมลบข้อมูลออกจาก Server และเรายังสามารถเลือกให้ส่งเมล์แจ้งเราก่อนลบหรือให้ลบเลยก็ได้ครับ ส่วนนี้จะกำหนดได้เฉพาะ Admin เท่านั้นนะครับ 

 Virus Scanning 

คือ Antivirus สำหรับไฟล์ มีความสามารถในการปกป้องข้อมูลโดยการตรวจสอบไฟล์ที่มีความผิดปกติก่อนการ Upload ขึ้นบน Cloud Server ของเรา พร้อมกับแจ้งเตือนผ่าน Admin เมื่อตรวจสอบพบไฟล์ที่เป็น Virus โดยอัตโนมัติ 

 Ransomware protection 

นอกจาก Antivirus สำหรับไฟล์แล้ว NextCloud ยังมีความสามารถในการป้องกัน Ransomware โดยมีฐานข้อมูลของ Ransomware ขนาดใหญ่พร้อมรองรับการ Update Pattern  แบบ Manual ได้อีกด้วยครับ 

 Document Online with Collaboration

ความสามารถหลักๆ ของ Feature มีดังนี้ 

• Support Libreoffice, Onlyoffice, Openoffice, Collabora Online เป็นต้น 
• สามารถติดตั้งได้บน Local Server, Remote Server หรือใช้บน On-cloud ของ Onlyoffice Community 
• รองรับการแก้ไขไฟล์มาตรฐานทั่วไปเช่น csv, doc, docx, ppt, xls, xlsx, xlsm, xltx, dotx pdf, txt, epub, ods pptx เป็นต้น 
• รองรับการใช้งานพร้อมกันหลาย User 
• รองรับการ Live Chat ระหว่างแก้ไขเอกสารออนไลน์
• รองรับการปกป้องไฟล์ด้วย Watermark หรือการใส่ลายน้ำ

ตัวอย่างการเชื่อมต่อกับ Onlyoffice 

เมื่อเราติดตั้ง App และเชื่อมต่อกับ Onlyoffice Server สำเร็จแล้ว เราสามารถกำหนดไฟล์ต่างๆ ที่ต้องการเปิดหรือแก้ไขได้ที่นี่ได้เลย รวมถึงสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับ Group ได้ด้วยครับ 

 หลังจาก Login เข้า NextCloud ที่หน้าแรกจะมีเมนูเพิ่มขึ้นมา สำหรับสร้างไฟล์เอกสารตามรูป

 ตัวอย่างการทำงานแก้ไขเอกสารร่วมกับ User อื่น ที่หน้าของ Admin เราจะเห็น User1 และ User2 เข้ามาแก้ไขเอกสารพร้อมกัน 

หรือสามารถสนทนาโต้ตอบกันได้ภายในเอกสารที่กำลังแก้ไขได้แบบ Realtime 

Project Planning 

เป็นวิธีบริการจัดการงานหรือการสร้าง Workflow สำหรับงาน App ที่เราต้องติดตั้งคือ Deck App มีความสามารถดังนี้ 

• สร้าง จัดการ Task และลำดับการทำงาน 
• สามารถ Assign Labels หรือ Tag เพื่อระบุสิ่งที่ต้องการได้ชัดเจนขึ้นได้ 
• สามารถกำหนดเวลาหรือ Due Date ให้กับ Task ได้ 
• สามารถแชร์กับ User หรือ Group ได้ 
• สามารถแนบไฟล์และระบุรายละเอียดเพิ่มเติมใน Task นั้นได้ 
• Timeline สำหรับระบุ Activity และการสนทนาในแต่ละ Task 
• รองรับการแจ้งเตือนผ่าน Notification  ได้ เช่นเมื่อถึงกำหนดวัน Due date หรือมีคน Add Task มาให้เราเป็นต้น 

Trick: 

เมื่อ Comment ปกติจะไม่มี Alert ที่ Notification เราต้อง @user นั้นๆ หากต้องการให้ User นั้น ๆ รับทราบนะครับ 

 ตัวอย่างการสร้าง เช่นสร้าง Project A และ Project B ตามรูป 

ที่นี่เราสามารถ Add User และ Group และกำหนดสิทธิ์ให้กับ User และ Group สำหรับจัดการ Project นั้นได้ สามารถสร้างลำดับการทำงานเช่น To do หรือ งานที่จะทำ, งานที่กำลังทำ, งานรอรีวิว และงานที่ทำเสร็จแล้วเป็นต้น 

สามารถสร้างและกำหนด Tag ได้เอง หรือระบุรายละเอียด คอมเม้นท์ต่างๆ Due date จากที่หน้านี้เลย รวมถึงยังสามารถ Drag and Drop หรือลากวาง Task ได้

 Appointments and Calendars Online 

มี feature ที่น่าสนใจดังนี้ 

• Calendar App Require 
• สามารถ Invite User เข้าร่วมประชุมได้ 
• ตรวจสอบได้ว่า User ที่ Invite ว่างหรือไม่ 
• แชร์ Calendar กับ User และ Group 
• แจ้งเตือนผ่าน Notification และ Email 
• Support iCalendar-compatible หรือ .ics files 
• รองรับการ Sync กับ Software หรือ Device ต่างๆ เช่น Androind, iOS, macOS, Windows 10 เป็นต้น 

ตัวอย่างการสร้างตารางนัดหมาย ให้คลิ๊กวันที่ต้องการสร้าง ตามรูป 

 แล้วกำหนดรายละเอียดการประชุม Invite คนที่เกี่ยวข้อง รวมถึงสามารถสร้าง Link อัตโนมติ สำหรับการประชุมออนไลน์ผ่าน App Talk จากหน้านี้ได้เลย 

 ตัวอย่าง Calendar เราสามารถ Import file .ics เข้ามาจากเมนู Setting and Import จากด้านล่างซ้ายได้เลยเช่นเดียวกันครับ 

 Video Conferencing and Screen Sharing 

คือการสนทนาและประชุมออนไล์ จำเป็นต้องติดตั้ง App Talk 

• รองรับการเข้ารหัสแบบ End-to-end encryption มั่นใจได้ว่าผู้ไม่หวังดีจะ
  ไม่สามารถดักจับข้อมูลระหว่างทางได้ 
• Support WebRTC cross-platform  รองรับ iOS,  Android, Chrome, Firefox, Safari เป็นต้น 
• รองรับทั้ง Audio และ Video Call 
• สามารถ Call เฉพาะบุคคลและภายในกลุ่มได้ 
• สามารถสร้าง Meeting Call พร้อมกำหนดรหัสผ่านได้ 
• Integration กับ File และ Calendar สามารถแชร์ไฟล์ร่วมกันได้โดยตรง
  ระหว่างสนทนา และสร้าง Meeting Call ได้โดยอัตโนมัติผ่าน Calendar 
• สามารถแชร์ Screen กับผู้ใช้ได้ 
• มี App ที่รองรับบน Smartphone  
• รองรับการแจ้งเตือนผ่าน Notification 

รูปตัวอย่างจากเว็บของ Nextcloud Talk เป็นการ Video Conferencing หรือการประชุมออนไลน์ด้วย Video Call 

สำหรับจำนวนผู้เข้าประชุมที่รองรับได้ Nextcloud Talk ไม่ได้บอกว่าจะสามารถรองรับได้สูงสุดเท่าไหร่ แต่แจ้งว่าหากใช้งานแบบ Enterprise หรือแบบเสียเงิน จะสามารถเปิด HPB หรือ High Performance Back-end จะสามารถรองรับได้กว่า 100 Active User จากปกติจะรองรับได้ประมาณ 30-50 Active ผู้เข้าร่วมเท่านั้น 

ส่วนราคาสำหรับ Enterprise เริ่มต้น 4500 US per Year หรือประมาณ 146,385 support 50 User 

ตัวอย่าง Share Screen ให้กับ User อื่นๆ ที่เข้า Meeting สำหรับ Demo งาน เสนองาน หรือ Training online ได้เป็นต้น 

จบไปแล้วสำหรับ Feature ที่แนะนำสำหรับบทความนี้นะครับ 

หวังว่าความสามารถทั้งหมดของตัวบริการ Cloud File Sharing ที่มีในบทความนี้จะมีประโยชน์สำหรับท่านที่กำลังมองหา Tools ที่เหมาะสมในการจัดการไฟล์และบริหารจัดการงานภายในองค์กร ในสถานการณ์ COVID-19 นี้ได้อย่างมีประสิทธิครับ

หากสนใจคำแนะนำเพิ่มเติมสามารถติดต่อและทักหาเราได้ เรามีเจ้าหน้าที่พร้อมให้คำแนะนำตลอด 24 ชั่วโมง

-----------------------------------------------------------------------

ช่องทางติดต่อเน็ตเวย์ คอมมูนิเคชั่น

Line : @netway (มี @ ด้านหน้า) หรือ http://bit.ly/line-netway  
Facebook : m.me/netway.offcial     
Tel : 02-9122558    
Email : support@netway.co.th     
Web Chat : https://netway.co.th/   
#เน็ตเวย์ช่วยคุณได้ #Support24ชั่วโมง  #เลี่ยงความเสี่ยง #Covid19