บางกรณ๊อาจมีความจำเป็นต้องลบ User ปัจจุบันทิ้ง เช่น กรณี User ที่ใช้งานลาออก แต่มีความจำเป็นต้องเก็บ Mailbox ไว้ เพื่อไม่ให้ต้องเสีย license ฟรีๆ ทาง Netway แนะนำให้ Convert Mailbox ของ User คนนั้นเป็น Shared Mailbox วิธีการดังนี้
1. ไปที่ Microsoft 365 admin center https://admin.microsoft.com/
2. ไปที่ Users > Active users และทำการเลือก User ที่ต้องการ Convert to Shared Mailbox หลังจากนั้นให้เลือก Mail > Convert to shared mailbox
3. หลังจากนั้นให้กด Convert เพื่อยืนยัน
4. เมื่อดำเนินการ Convert ให้คลิ๊ก Close เพื่อสิ้สุดขั้นตอน
5. กรณีต้องการเปิดอ่านเมล์ของ Shared Mailbox ต้องทำการเพิ่ม member การเข้าใช้งานก่อน โดยไปที่ Microsoft 365 admin center > Groups >Shared mailboxes
6. เลือก Shared Mailbox ที่ต้องการ แล้วทำการคลิ๊ก Edit ในส่วน Members แล้วทำการเพิ่ม Members ตามต้องการ
7. เมื่อดำเนินการเพิ่ม Member เรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่ Outlook Web Apps (OWA) ของ Member นั้นๆ แล้วทำการคลิ๊กขวาตรงบริเวณ Folder > Add Shares folder แล้วระบุ Email Address ของ Shared Mailbox ที่ต้องการ
8. เมื่อเพิ่ม Shared Mailbox เข้ามาแล้ว ก็จะพบ Shared Mailbox นั้นที่ด้านล่างของ OWA ของเรา
