Microsoft 365 หรือ Google Workspace ระบบไหนที่ใช่สำหรับองค์กรคุณ

พอถึงช่วงใกล้สิ้นปี ใกล้จบปีงบประมาณ หรือใกล้จะถึงรอบต่ออายุสัญญาต่างๆ ทีไร   มันคือช่วงเวลาที่ฝ่ายจัดซื้อเริ่มวางแผนเรื่องการพิจารณารอบสัญญาของปีต่อไป    ซึ่งก็มักจะมีหลายคนหลายองค์กรถามผมเข้ามาเรื่องระบบอีเมล   เพื่อขออัพเดทราคาระบบอีเมลที่เขาใช้อยู่เดิม   ไม่ว่าจะเป็น Microsoft 365 หรือ Google Workspace (Google ยกเลิกคำว่า G Suite แล้วนะครับ   ใครยังเรียกแบบเดิมอยู่ระวังเชยนะครับ)  และมีหลายรายเลยครับที่ถามเจาะเข้ามาตรงๆ ให้เปรียบเทียบเชิงลึก ทั้งเรื่องการใช้งาน การจัดเก็บข้อมูล แอพที่เกี่ยวข้อง เรื่องการบริการ และมุมมองส่วนตัว

ดังนั้นในบทความนี้ผมขออนุญาตสรุปทุกสิ่ง ทุกอย่างที่จะสามารถเปรียบเทียบให้ฟังได้  และจะคอยอัพเดทในนี้เป็นระยะ  เพื่อความสดใหม่ของข้อมูลนะครับ (อัพเดทล่าสุด ธ.ค. 2020)

• Microsoft 365 และ Google Workspace เป็น productivity tool บนระบบคลาวด์ทั้งคู่  Microsoft 365 เน้นเรื่องความปลอดภัยและการควบคุมจัดการ   มีระบบ AI ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานได้รับความสะดวกสบายในการทำงาน  พร้อมการใช้งานในราคาที่คุ้มค่า พร้อมโปรโมชั่นพิเศษ  ผู้ใช้ในองค์กรส่วนใหญ่คุ้นเคย interface ของ Microsoft 365 มากกว่า เพราะมีพื้นฐานมาจาก Microsoft Office เดิมที่เรียนมาในโรงเรียน และ Hotmail   ในขณะที่ Google Workspace เน้นความเรียบง่ายกว่า  เพราะผู้ใช้จำนวนหนึ่งมีความคุ้นเคยกับ Gmail และบรรดาแอพต่างๆ ในตระกูล Google
• Microsoft 365 ให้ตัวเลือกเดียวทุก plan คือ พื้นที่จัดเก็บอีเมล:50 GB  บวกกับพื้นที่จัดเก็บบน Cloud: 1 TB/ user และยังเพิ่มพื้นที่ส่วนกลางสำหรับองค์กรขั้นต่ำ 1 TB ซึ่งก็ถือว่าครอบคลุมการใช้งานมากๆ   แต่ในขณะที่ Google Workspace มีตัวเลือกพื้นที่การจัดเก็บที่หลากหลาย พื้นที่จัดเก็บอีเมล และพื้นที่จัดเก็บบน Cloud เริ่มต้นที่ 30 GB
• เร็วๆ นี้ Google รีแบรนด์ G Suite เป็น Google Workspace มีการปรับราคาใหม่ ทำให้ Microsoft 365 ได้เปรียบไม่ว่าจะเป็นระยะสั้นหรือยาว   หากหน่วยงานไหนยังลังเลว่าจะย้ายค่ายมาเป็น Microsoft 365 ดีหรือไม่   ขอให้ติดต่อ Netway Communication ด่วนเลยครับ เพราะวันนี้ ถึงสิ้นปี 2020 เขามี Free Migration สำหรับทุกออเดอร์ที่ย้ายจาก Google จำนวนผู้ใช้ 1-250 user

I. ปัจจัยต่างๆ ที่เราควรนำมาพิจารณา Microsoft 365 กับ Google Workspace

ถ้าคุณมีคำตอบเรื่องเหล่านี้ชัดเจนแล้ว ผมเชื่อว่าคุณเลือกได้ไม่ยากแล้วล่ะครับ

• ราคาที่เสนอขายสอดคล้องกับงบประมาณของคุณหรือไม่  
• มีความคุ้มค่าตอบโจทย์กับองค์กรของคุณหรือไม่
• ใช้งานง่ายสะดวกเหมาะกับ lifestyle หรือลักษณะการทำงานของผู้ใช้ของคุณไหม ใช้งานผ่านแอพสะดวกหรือไม่ รองรับการใช้งานผ่านบราวเซอร์ไหม 
• พื้นที่จัดเก็บของแพลนที่นำเสนอตอบโจทย์กับความต้องการขององค์กรหรือไม่
• บริการหลังการขายเป็นอย่างไร vendor ที่ให้บริการเป็นตัวแทนอย่างเป็นทางการไหม   ให้บริการตลอด 24 ชม. ไหม

II. ภาพรวม

ตารางเปรียบเทียบให้เห็นภาพรวมระหว่าง Microsoft 365 และ Google Workspace

III. ทีละหมัดทีละยก เปรียบเทียบบริการระหว่าง Microsoft 365 และ Google Workspace

Round 1: อีเมล

ทั้ง Microsoft 365 และ Google Workspace  ต่างก็เป็นน้ำจิ้มสูตรเด็ดจากผู้ให้บริการอีเมลค่ายยักษ์ใหญ่เหมือนกัน    โดยคุณสามารถตั้งอีเมลเป็นชื่อธุรกิจ หรือหน่วยงานเพื่อความน่าเชื่อถือ  เช่น myname@mybusiness.com ส่วนหน้าตา การใช้งาน ความง่าย ความคุ้นเคย อันนี้ก็แล้วแต่นะครับว่าใครจะถนัดแบบไหน    ถ้าชอบง่ายๆ ไม่ซับซ้อน  ฟ้อนท์หลากหลายก็ Google Workspace   แต่ถ้าเน้นฟังค์ชั่นฟีเจอร์เยอะจัดหน้าเอกสารเนี้ยบ คำนวณเป๊ะๆ ก็ขอแนะนำให้ใช้ productivity tool ต้นตำรับอย่าง Microsoft 365 เลยครับ

ในเรื่องแพคเกจ หรือที่บางคนอาจจะเรียกว่า Plan นั้น   Microsoft 365 ในทุกแพคเกจ จะให้พื้นที่ใช้งานมากถึง 50 GB สามารถส่งอีเมลถึงผู้รับได้สูงสุด 500 คนต่อครั้ง และจำกัดขนาดไฟล์อยู่ที่ 150 MB   Microsoft 365 ให้พื้นที่จัดเก็บอีเมล: 50 GB  บวกกับพื้นที่จัดเก็บบน Cloud: 1 TB/ user และยังเพิ่มพื้นที่ส่วนกลางสำหรับองค์กรขั้นต่ำ 1 TB ซึ่งก็ถือว่าครอบคลุมการใช้งานมากๆ   ส่วนค่าย Google มีแพคเกจเริ่มต้น (Basic) ด้วยพื้นที่ 30 GB สามารถส่งอีเมลถึงผู้รับได้สูงสุดครั้งละ 500 คน   โดยที่ภายใน 1 วันสามารถส่งได้สูงสุดวันละ 2,000 อีเมล  และจำกัดขนาดไฟล์แนบอยู่ที่ 25 MB/ ต่อ 1 อีเมล ซึ่งหากต้องการพื้นที่ Unlimited ก็ต้องใช้แพคเกจ Business (ต้องใช้มากกว่า 5 บัญชีขึ้นไป) หรือแพคเกจ Enterprise

Round 2: การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

คอนเซ็ปต์เรื่อง Remote Work, Work from Home, Anytime Any Device เป็นเทรนด์ที่มาก่อนโควิดและจะยังคงอยู่ตลอดไป    ทั้ง Microsoft 365 และ Google Workspace  ต่างก็ให้เราสามารถทำงาน จัดเก็บ ซิงค์ และเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ทุกเวลา  ในกรณีฉุกเฉินที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต หรืออยู่ในที่อับสัญญาณ ก็สามารถเข้าไปแก้ไขไฟล์ได้เพราะระบบจะทำการแบคอัพเวอร์ชั่นให้เพื่อให้คุณสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง    Microsoft 365 ให้พื้นที่จัดเก็บอีเมล: 50 GB  บวกกับพื้นที่จัดเก็บบน Cloud: 1 TB/ user และยังเพิ่มพื้นที่ส่วนกลางสำหรับองค์กรขั้นต่ำ 1 TB ซึ่งก็ถือว่าครอบคลุมการใช้งานมากๆ   ส่วน Google Workspace จัดเก็บไฟล์ต่างไว้บน Google Drive  แชร์ไฟล์งานผ่านลิงค์ หรือตั้งค่าการใช้งานไฟล์ หรือโฟลเดอร์ร่วมกันได้ พื้นที่ในการเก็บก็จะแตกต่างกันไปตามแพคเกจที่ใช้งานอยู่  เริ่มต้นที่ 30 GB   

Round 3: การใช้งานร่วมกัน

ทั้ง Microsoft 365 และ Google Workspace  ต่างก็มี Feature ให้ใช้งานร่วมกันได้ แต่จะต่างกันที่วิธีการทำงาน   Microsoft Teams ที่มีใน Microsoft 365 คือศูนย์กลางของการทำงานร่วมกันบนระบบนี้ ไม่ว่าคุณจะแชท คุยแบบชาแนล หรือเชื่อมต่อไปยังไฟล์ฟอร์แมทต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบอินทราเน็ต ก็สามารถทำได้ง่ายๆผ่านแทปเดียวบนเบราว์เซอร์ หรือแอพเดียว  อีกทั้ง Microsoft 365 ยังสามารถตั้งค่าการแชร์ไฟล์ได้ละเอียดกว่า ไม่ว่าจะให้ใคร หรือกลุ่มไหน เข้าถึงเอกสารหรือโฟลเดอร์ได้ถึงเมื่อไร   นี่คือเหตุผลที่องค์กรที่เน้นเรื่องความปลอดภัยหรือธุรกิจที่ต้องการควบคุมข้อมูลในระดับสูง เช่น รัฐบาล ธนาคาร องค์กรใหญ่ ฯลฯ  จะตัดสินใจเลือก  Microsoft 365 ที่เน้นย้ำเรื่องความปลอดภัย และการควบคุมในระดับสูงกว่า

ในขณะที่ Google Workspace เน้นความง่าย แค่คุณและคนอื่นๆ มีลิงก์ของงานเอกสาร ก็สามารถแก้ไขหรือลบได้ทุกที่เมื่อต้องการ   ใน Google Driveสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงกับคนในองค์กรหรือผู้อื่นได้ภายในคลิกเดียว เพียงแค่ระบุลิงก์ก็สามารถเปิดไฟล์หรือเอกสารได้เลย นอกจากนี้ผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขเอกสารได้ในเวลาเดียวกัน โดยการแก้ไขนั้นจะเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ และสามารถดูได้ว่ามีการแก้ไขอะไรบ้าง จะยอมรับให้มีการแก้ไขหรือไม่   แต่ในความง่ายนี้อาจมองได้ว่าหละหลวมไปสักนิด

Round 4: Artificial Intelligence (AI) และความง่ายในการใช้งาน

ไมโครซอฟท์ทุ่มเทและลงทุนในนักพัฒนาซอฟต์แวร์มามากกว่า 1 ล้านคนเพื่อวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยี AI ให้ผู้ใช้ได้รับความสะดวกในการใช้ผลิตภัณฑ์และบริการต่างๆ ที่ฉลาดและทำงานได้ดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ   ตัวอย่าง AI ใน Microsoft 365 มีทั้ง My Analytics ที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเช่นระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับอีเมล การแชท การโทร และการประชุมนอกเวลางานในสัปดาห์ที่ผ่านมา   ให้คุณจะสามารถโฟกัสเวลา ตั้งเป้าหมายและสร้างนิสัยที่ช่วยให้คุณมีวันสบายๆ ได้มากขึ้น   หรือที่ใกล้ตัวเข้ามาอีกสักนิดก็คือ Design Ideas ใน PowerPoint ที่ช่วยแนะนำการวางภาพและมีตัวเลือกออกแบบสไลด์ที่สวยงามสะดุดตา ย่นระยะเวลาการคิดและออกแบบให้เรากว่า 80%   ด้าน Google Workspace เองก็มีระบบตัดเสียงรบกวนด้วย AI ใน Google Meet แอพที่ใช้ประชุมออนไลน์ ที่ถึงแม้คุณจะ กดปากกาซ้ำๆ หรือขยับถุงขนมขณะพูด ก็จะไม่มีเสียงเหล่านั้นมารบกวสน นอกจากนี้ AI เรียนรู้ให้ระบบช่วยตัดเสียงรบกวนที่มาจากไกลๆ  เช่นเสียงสุนัขเห่า เสียงเด็กร้องไห้ และเสียงปรบมือได้ด้วย

Round 5: การบริการ

ถ้าคุณมีเวลาค้นคว้ามากพอ และเข้าใจภาษาอังกฤษดีระดับหนึ่ง  เรื่องการเข้าถึง Support Center หรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ทั้ง Microsoft และ Google มีไว้ให้ค้นหาข้อมูลต่างๆ ด้วยตัวเองก็คงจะเพียงพอ    แต่หากคุณยังติดเรื่องภาษา หรือสะดวกคุยกับคนไทยด้วยกัน  เราขอแนะนำให้ใช้บริการ Customer Service Center ของ Netway Communication ที่มีเจ้าหน้าที่ให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง   ทั้งระบบ Ticket ผ่านอีเมล support@netway.co.th  หรือ โทร. 02 -055-1095  หรือ แอดไลน์ @netway

1. ถ้าคุณเป็นองค์กรที่ใช้งาน Google Workspace และอยากจะลองเปิดใจ Microsoft 365 ตั้งแต่วันนี้ ถึง 31 ธันวาคม พ.ศ. 2563 นี้ บริษัทฯ เน็ตเวย์ คอมมูนิเคชั่น จำกัด ขอเสนอบริการ Free Migration Move On สำหรับลูกค้าที่กำลังใช้งาน G Suite Basic อยู่และมีความประสงค์ต้องการที่จะย้ายมาใช้งาน Microsoft 365 ในช่วงส่งท้ายปีนี้ เรายินดีย้ายให้คุณแบบฟรี หากคุณมีคุณสมบัติครบถ้วนตามเกณฑ์และเงื่อนไขดังต่อไปนี้

• เป็นลูกค้าที่ใช้ G Suite Basic มานาน 1 ปีและไม่เคยต่ออายุกับ เน็ตเวย์ คอมมูนิเคชั่นมาก่อน
• บริษัทลูกค้าต้องมีจำนวน Users ระหว่าง 100-250 Users ภายใต้ Domain เดียวกัน
• บริษัทลูกค้าต้องแสดงความจำนงชัดเจนในความต้องการย้าย Tenant จาก G Suite Basic ไปใช้งาน Microsoft Teams บน Microsoft 365 Basic หรือ SKU ที่สูงกว่า

2. ถ้าคุณเป็นองค์กรที่ใช้งาน Microsoft 365  และกำลังมองหาคู่เทียบผู้ให้บริการเจ้าใหม่ บริษัทฯ เน็ตเวย์ คอมมูนิเคชั่น จำกัด พร้อมรับประกันราคาที่ดีกว่า หรือเทียบเท่าด้วยข้อเสนอพิเศษ

• ถ้าคุณกำลังมองหา IT Vendor ที่เป็นตัวแทนอย่างเป็นทางการของแบรนด์ (Authorized Partner)
• ถ้าคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการที่พร้อมบริการคุณทุกวัน 24 ชม.
• ถ้าคุณต้องการคำแนะนำที่เชื่อมโยงถึงบริการคลาวด์ หรือไอทีอื่นๆ เช่น Managed Server Services (1,500.-/ เดือน), Server Management, SSL, …

ให้รีบติดต่อมาที่ทีมของผมเลยครับ เพราะ Customer Service Center ของ Netway Communication พร้อมให้คำแนะนำ และบริการตลอด 24 ชั่วโมง   ทั้งระบบ Ticket ผ่านอีเมล support@netway.co.th  หรือ โทร. 02 -055-1095  หรือ แอด Line ID: @netway

Reference:

• https://www.zdnet.com/article/office-365-vs-g-suite-which-productivity-suite-is-best-for-your-business/
• https://www.fool.com/investing/2018/06/20/heres-how-microsoft-is-investing-in-ai.aspx
• https://www.microsoft.com/th-th/microsoft-365/blog/2019/05/06/minimize-distractions-stay-focused-ai-powered-updates-in-microsoft-365/
• https://workspace.google.com/
• http://microsoft.com/microsoft365